Makkelijke formulieren
Door een wijziging in de handelsregisterwet moesten de betreffende formulieren aangepast worden. Een nieuwe release zoals dat heet. 
De eerdere versie van de handelsregisterformulieren van de Kamer van Koophandel waren ook gemaakt in Adobe Acrobat. Makkelijk invulbaar èn te bewaren. Destijds was dat één van de grootste wensen van met name het notariaat. Heerlijk, dynamische formulieren in Acrobat (pdf) zijn makkelijk invulbaar, gebruikersvriendelijk, werken uitstekend en de techniek is betrouwbaar.
Adobe zegt er zelf over: “Zelf hebt u vast ook ervaring met online formulieren die u niet elektronisch kon invullen. Waarschijnlijk moest u het formulier afdrukken, de informatie op papier invullen en het vervolgens scannen, faxen of e-mailen. Het is de vraag of dat alle tijd en moeite waard is. En als u het proces niet op prijs stelt, waarom zouden uw klanten dat dan wel doen?”
En het raakt de kern van het verhaal. Eenvoudige formulieren kunnen nog steeds veel weerzin oproepen bij het invullen. Of dat nu elektronisch gaat of niet. Wat zijn makkelijke formulieren? Makkelijk invulbaar (technisch), makkelijk invulbaar (duidelijke instructie) of makkelijk te begrijpen (taalgebruik). De mooiste formulieren zijn begrijpelijk en makkelijk. Dat is een vak apart. En ik hou er van. Los van de opzet van de handelsregisterformulieren, (wanneer heb je welk formuliere nodig?) word de invuller voldoende hulp geboden. Zo worden bij een gemaakte keuze vervolgvragen actief en zijn niet relevante vragen gedimd. Zodoende is het afgelegde pad voor de invuller makkelijk zichtbaar.
Een doorsnee formulierinvuller gaat te werk volgens het kick and rush principe: ”ik ben niet dom, ik weet het antwoord wel. Soms weet ik het al voordat ik de vraag gelezen heb. Een toelichting? Leuk voor de anderen maar voor mij niet nodig.” Dus moet een formulierontwerper drempels inbouwen, een duidelijke route maken met stop- en voorrangsborden. Een formulier invullen heeft veel weg van het maken van een ritje door de stad.
Terug naar makkelijke, begrijpelijke en eenvoudig in te vullen formulieren die een organisatie (overheid of bedrijfsleven) helpen bij hun administratieve communicatie. Dat geldt zeker voor de Kamer van Koophandel waar bijna 1,5 miljoen wijzigingen per jaar doorgevoerd worden in het centrale handelsregister. Het loont de moeite na te denken over zulke formulieren. Het is belangrijk de invuller bij de hand te nemen en te helpen. Niet alleen met een heldere vraagstelling, toelichtingen en een duidelijk af te lopen route, maar ook met instructies binnen en buiten het formulier. Instructies binnen het formulier zijn bijvoorbeeld verwijzingen naar volgende vragen of delen van een formulier. Een instructie buiten het formulier is bijvoorbeeld een pop-up scherm met een hint. Laten we naar een voorbeeld kijken.
Het is een deel uit het formulier “Inschrijving eenmanszaak” waar de gegevens van de eigenaar van de eenmanszaak gevraagd worden. Stel je wilt dit formulier niet op je scherm invullen. Geen tijd, geen zin, noem maar wat. Je kijkt het formulier snel door (scannend of diagonaal lezen) en print het uit. Ik weet hoe formulierinvullers zijn en zet dus in het vak “handtekening van de eigenaar” een boodschap:
“De eigenaar moet zich persoonlijk legitimeren bij de Kamer van Koophandel.
Lees de toelichting.”
Neem een veel voorkomende inschrijving: een vennootschap onder firma. In een v.o.f. kunnen de vennoten natuurlijke personen zijn maar ook zogenaamde rechtspersonen. De natuurlijke personen moeten zich persoonlijk legitimeren bij de Kamer van Koophandel, de vertegenwoordiger van de rechtspersoon hoeft dat niet. En het kan zo zijn dat degene die het formulier ondertekend iemand anders is dan de vennoten. Bijvoorbeeld een al ingeschreven vennoot of een notaris.
Er zijn nogal wat varianten te bedenken. Maar als de matrix, het algoritme, de systematiek of hoe je het ook noemen wilt duidelijk is, is de melding dat ook. En ontstaat de volgende boodschap:
Kamer van Koophandel - Handelsregisterformulieren
0 Responses to “Makkelijke formulieren”